Wat kost HKZ-certificering?
De eerlijke rekensom die aanbieders u zelden geven. Inclusief waar u wel op kunt besparen, en waar niet.
Twee posten staan vast, één bepaalt uw rekening
Van de vier kostenposten zijn er twee tot op de cent bekend, één is af te leiden uit een openbare afspraak, en één is volledig uw keuze. Die laatste bepaalt of u een paar honderd of een paar duizend euro kwijt bent.
- Norm-tekst bij NEN: 65 euro, eenmalig.Dat is de prijs op de productpagina van HKZ 143:2021. 27 pagina's.
- HKZ-afdracht: 221,62 euro, eens per drie jaar. Dit is de staffel voor 1 tot 10 fte, 272,49 euro als u VMS en KMS combineert. Bron: HKZ-tarieven 2026.
- De externe audit: een halve mandag per jaar. Niet een bedrag maar een tijdsinzet, en die staat bindend vast. Zie hieronder.
- De voorbereiding: uw keuze. Zelf uitzoeken, een adviesbureau inhuren, of software. Hier zit het hele verschil.
De audit is kleiner dan u denkt, en de omvang staat vast
Veel pagina's noemen hier een bedrag tussen 600 en 1.500 euro per jaar. Wij deden dat ook, tot we het gingen narekenen: geen enkele certificerende instelling publiceert een dagtarief, dus zo'n bedrag is een schatting die van elkaar wordt overgenomen. Wat wél bindend is vastgelegd, is hoeveel tijd een auditor mag besteden. Dat staat in het Addendum HKZ bij NTA 8224:
| Moment | Vastgestelde inzet |
|---|---|
| Eerste certificering | 0,5 mandag fase I plus 0,5 mandag fase II, exclusief rapportage |
| Elk jaar daarna | 0,5 mandag vervolgbezoek, exclusief rapportage |
| Hercertificering na drie jaar | 0,5 mandag, oplopend tot maximaal een hele dag als het systeem niet aantoonbaar is onderhouden |
Bron: Addendum HKZ bij NTA 8224 (23 maart 2017), paragraaf 3.4 en bijlage 1, via hkz.nl.
Die laatste regel is de enige plek in het hele kostenverhaal waar u zelf geld kunt verliezen of verdienen. Houdt u uw systeem het jaar door bij, dan blijft de hercertificering een halve dag. Doet u dat niet, dan mag de auditor er een hele dag van maken. Dat is een verdubbeling, en die betaalt u.
Praktisch advies: vraag drie certificerende instellingen om een prijs en vergelijk ze op het aantal mandagen dat ze rekenen, niet op het totaalbedrag. Rekent iemand meer dan de bovenstaande inzet plus rapportage, vraag dan waarop dat is gebaseerd.
Zelf doen, consultant of HKZ Direct
De audit en de norm-tekst betaalt u in alle gevallen. Het verschil zit in de voorbereiding, en in de tijd die het u kost.
| Aanpak | Kosten voorbereiding | Uw eigen tijd | Resultaat |
|---|---|---|---|
| Helemaal zelf | Alleen de norm en de audit | Het meeste. U leest de norm, bepaalt per eis wat u moet aantonen en bouwt het bewijs op. | Kan uitstekend. Grootste risico is dat de borging na het certificaat stilvalt. |
| Adviesbureau | Geen bureau publiceert een prijs. Vraag een totaalbedrag, geen uurtarief. | Het minste tot het certificaat binnen is. | Een systeem dat werkt. De vraag is wie het daarna bijhoudt, want de adviseur is dan weg. |
| HKZ Direct | 169 euro/mnd of 1.690 euro/jr | Beperkt; wizards leiden u | Werkend systeem dat jaar-rond meeloopt |
De enige post die u echt kunt beinvloeden is de voorbereiding, en daarna het bijhouden. Dat tweede wordt onderschat: het certificaat geldt drie jaar, en in die drie jaar komt er elk jaar een auditor langs. Wie tussendoor niets bijhoudt, betaalt dat bij de hercertificering terug in een dubbele auditdag en meestal in een adviseur die opnieuw wordt ingehuurd. HKZ Direct is gebouwd op dat tweede stuk: een vast maandbedrag waarin de jaarcyclus doorloopt.
Let op: de audit doet altijd een onafhankelijke, geaccrediteerde CI. Software kan die stap niet vervangen, en dat willen we ook niet: zo blijft uw certificaat onbelast door belangenverstrengeling.
De rekening onder de streep
Voor een kleine zorgaanbieder: 169 euro per maand of 1.690 euro per jaar excl. btw, plus 65 euro voor de norm, plus 221,62 euro afdracht eens per drie jaar, plus wat uw certificerende instelling rekent voor een halve mandag per jaar. Geen offerte, geen meerwerk, geen uurtarief. Meer over die afweging leest u in zelf doen of consultant inhuren en is HKZ verplicht.